Registratiesysteem voor informele zorg

Voor Hello’s hebben we Hello’s Next Gen ontwikkeld: hét SaaS registratiesysteem voor welzijn en informele zorg. De uitdaging was om een systeem te bouwen dat aansluit op de wensen en processen van talloze verschillende organisaties. Bitpuma is hierin geslaagd door een uitermate flexibel platform te bouwen, waarbinnen organisaties zelf de volledige inrichting van de applicatie kunnen bepalen. Het systeem past zich aan de organisatie aan in plaats van andersom.

De kern van Hello’s Next Gen is de mogelijkheid om als gebruiker zelf modules te maken. Alles met betrekking tot deze modules is als gebruiker zelf te beheren: de velden, relaties met andere modules, overzichten en filters, aanmaak- en bewerkformulieren, exports, dashboarding etc. Ondanks deze extreme flexibiliteit heeft Bitpuma de database structuur eenvoudig weten te houden, zodat het systeem zeer snel en gebruiksvriendelijk blijft, ook met grote hoeveelheden data.

Bitpuma heeft een mooie visuele planningstool gebouwd. Door een eenvoudige drag & drop interface koppel je eenvoudig vrijwilligers aan hulpvragers te koppelen. De tool houdt rekening met beschikbaarheid en vakanties, en biedt opties om herhaaldelijk en automatisch in te plannen. Zo zorg jij ervoor dat mevrouw Jansen erop kan rekenen dat er elke week iemand langskomt om haar te helpen met de boodschappen.

Managers hebben volledig overzicht waar de kostbare uren van de medewerkers aan gespendeerd zijn, dankzij de urenregistratie-module. Daar komt veel bij kijken: contractenbeheer, verschillende soorten verlof, feestdagen, vakanties, urencorrecties, uren accorderen, plus/min-uren, automatische reminders, dashboarding en ga zo maar door. En ook dit is volledig configureerbaar per organisatie.

In Hello’s Next Gen worden niet alleen persoonsgegevens geregistreerd, maar regelmatig ook medische gegevens. Security heeft daarom absolute top prioriteit. Bitpuma heeft veel ervaring met het bewaken van deze kostbare gegevens op een veilige manier. Hello’s Next Gen wordt regelmatig getest door onafhankelijke externe partijen, en is volledig ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd.

Met automations kan je Hello’s Next Gen zelf acties uit laten voeren. Stel een trigger in, bepaal de condities en kies welke acties er uitgevoerd moeten worden. Een paar voorbeelden:

• Als een nieuwe vrijwilliger zich registreert, stuur dan een welkom-mailtje, en maak een actie aan voor medewerker X.

• Als een mantelzorger 2 jaar in het archief staat, anonimiseer dan de gegevens en stuur een notificatie naar de casemanager.

• Als de geldigheid van een VOG verklaring binnen een maand verloopt, laat dan een belletje afgaan bij de verantwoordelijke manager.

Dankzij automations blijft er meer tijd over om aandacht te besteden aan zorg voor de cliënten - en dat is belangrijk.

Cliënten kunnen zelf inloggen in de klantomgeving. Hier kunnen zij hun eigen data inzien, gegevens toevoegen en communiceren met de organisatie. Ook is het mogelijk het netwerk van de cliënt toegang te geven tot het dossier, bijvoorbeeld een huisarts. Daarnaast biedt de klantomgeving de cliënt inzage in de activiteit rondom het eigen dossier: wie heeft welke gegevens toegevoegd of bekeken? Dit is een essentiëel onderdeel van de AVG wetgeving, waar Hello’s Next Gen volledig aan voldoet.

Bitpuma zet in op een duurzame samenwerking met haar opdrachtgevers. Zo ook met Hello’s. Het systeem wordt al jarenlang continu gemonitord, onderhouden en doorontwikkeld. Met korte lijntjes en heldere communicatie nemen wij Hello’s mee in onze sprintplanning, zodat er een duidelijke roadmap is waar de eindgebruiker op kan rekenen.